Vollständigkeitserklärung von Vereinsabteilungen

Hinweis zur Haftung: Laut einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs haftet der Verein bzw. der vertretungsberechtigte Vorstand für rückständige Lohnsteuerverbindlichkeiten, die aus Beschäftigungsverhältnissen oder Zahlungen einzelner Vereinsabteilungen an Mitglieder oder Spieler resultieren. Um Haftungsrisiken zu minimieren, empfiehlt es sich für größere Abteilungen mit erheblichem Finanzvolumen, am Ende eines jeden Vereinsjahres eine Vollständigkeitserklärung zu den finanziellen Vorgängen der Abteilung vorzulegen.

Praktische Hinweise: Das Muster einer Vollständigkeitserklärung dient als Orientierung. Grundsätzlich reicht auch eine kurze Bestätigung aus, dass alle Einnahmen und Ausgaben der Abteilung vollständig an die Vereinsbuchhaltung gemeldet oder über diese abgewickelt wurden.

Falls die Abteilungsordnung spezifische Melde-, Informations- oder Auskunftspflichten vorsieht, sollte die Vollständigkeitserklärung um eine Bestätigung der Abteilungsprüfer ergänzt werden – insbesondere dann, wenn die Abteilungskasse separat geprüft wird, ähnlich wie die Kasse des Hauptvereins.

Wichtig: Eine solche Erklärung entbindet den für die Buchführung verantwortlichen Vorstand, Schatzmeister oder Vereinskassierer nicht von seinen Prüfungspflichten. Bei Unklarheiten oder Zweifeln muss er sich aktiv davon überzeugen, dass die Abteilungskasse und der Finanzetat korrekt geführt werden. Dazu gehören auch die Einhaltung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten.

Der Grundsatz bleibt bestehen: Der Jahresabschluss eines Vereins ist nur dann korrekt, wenn alle Finanzbereiche – einschließlich aller Abteilungen und Untergliederungen – buchhalterisch erfasst und im Rechenschaftsbericht abgebildet sind.